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公司文件資料管理制度

時間：2023-09-12 07:10:52 制度我要投稿

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公司文件資料管理制度

　　在社會一步步向前發(fā)展的今天，制度使用的頻率越來越高，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家收集的公司文件資料管理制度，歡迎大家分享。

公司文件資料管理制度

公司文件資料管理制度1

　　第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際狀況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理資料主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

　　第三條公文的簽收：凡來公司公啟文件(除領導訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收

　　第四條公文的編號保管：

　　1.辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。

　　2.公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。

　　第五條公文的閱批與分轉。

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任根據文件資料和性質閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2.一般函、電、單據等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉處理。

　　3.為加速文件運轉，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊狀況例外)。

　　第六條文件的傳閱與催辦。

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露資料。

　　2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的職責，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉，以防丟失。

　　第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。

　　第八條發(fā)文的范圍：

　　1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　2.下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布規(guī)章制度;

　　(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;

　　(3)公布體制機構變動或干部任免事項;

　　(4)公布重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定;

　　(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;

　　(6)其他有關重大事項;

　　3.上行文件主要用于：

　　(1)對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定;外發(fā)文主要用于。

　　(2)同相關單位聯(lián)系有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

　　4.在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由相關業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　5.各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，能夠各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。

　　6.各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用公司名義發(fā)文。

　　第九條發(fā)文程序規(guī)定：

　　1.各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請;擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標定日期;

　　2.草擬文稿務必從公司角度出發(fā)，做到狀況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

　　3.辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、資料不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿;

　　4.經辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿(對文稿資料、質量負責);

　　5.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的.文稿，應由擬搞部門重新整理清楚;

　　6.需經會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽;

　　7.經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打印;

　　8.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名;

　　9.文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實狀況。

　　第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意后辦公室方可借閱。

　　第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十二條各部門應指定一位職責心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　第十三條文件的歸檔范圍：

　　以公司名義構成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔;其它部門日常工作中構成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。

　　第十四條立卷要求

　　1.文件立卷應按照資料、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，持續(xù)文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議構成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4.上年度構成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。(交接部門各留存一份備查)。

　　第十五條對于剩余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。

公司文件資料管理制度2

　　一、總則

　　1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上持續(xù)強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。

　　2、為規(guī)范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。

　　二、技術文件的編制

　　1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

　　具體包括:

　　1)開發(fā)計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

　　2)開發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

　　3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

　　4)產品維護階段:設計開發(fā)總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

　　2、技術文件的技術要求和數(shù)據等務必貼合國家相關標準和規(guī)定要求。

　　3、技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術文件的提交

　　1、在產品開發(fā)的整個周期中，設計人員務必按照技術文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

　　2、在產品開發(fā)的各個階段，設計人員都務必按時提交設計文件，并保存在公司的`服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都務必重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

　　四、技術文件的歸檔

　　1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制務必嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

　　2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法持續(xù)不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可透過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊狀況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責追究

　　各部門應嚴格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

公司文件資料管理制度3

　　1、目的

　　規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

　　2、適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3、職責

　　3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。

　　3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4、相關文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理辦法

　　5.1文件的產生

　　5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經理助理對文件進行審核。

　　5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1受控文件

　　a)內業(yè)資料;

　　b)圖紙資料;

　　c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;

　　d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

　　e)與服務過程有關的合同協(xié)議;

　　f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

　　a)內行文、外行文:1

　　b)未被質量體系引用的外來文件:2

　　c)與服務過程無關的合同協(xié)議:3

　　d)未被質量體系引用的法律法規(guī):4

　　e)行業(yè)標準性文件:5

　　f)照片、錄像帶:6

　　g)電腦貯存:7

　　5.3文件、資料目錄的索引號

　　x-x.x-xx

　　文件盒編號

　　同號柜序列號

　　文件柜編號

　　文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

　　5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

　　5.5文件、資料的發(fā)放

　　5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

　　5.6文件資料的調用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)

　　5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

　　5.6.4機密性文件的.調用與借閱規(guī)定

　　a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

　　b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

　　c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。

　　d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

　　e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

　　f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

　　g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

　　5.7文件的復制、破損和丟失

　　5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數(shù)量,并簽名。

　　5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。

　　5.8文件、資料的更新

　　文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

　　5.9文件的作廢與銷毀

　　5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

　　5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

　　5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。

　　5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

　　6、使用的記錄表格

　　序號

　　名稱

　　編號

　　存放地點

　　存放時間

　　[印制文件登記表]

　　qr--wd01--02--01

　　辦公室

　　一年

　　[存檔備案資料目錄]

　　qr--wd01--02--02

　　辦公室

　　長期

　　[文件分發(fā)登記表]

　　qr--wd01--02--03

　　辦公室

　　一年

　　[文件、資料借閱登記表]

　　qr--wd01--02--04

　　辦公室

　　一年

　　[文件復印登記表]

　　qr--wd01--02--05

　　辦公室

　　一年

　　[文件補發(fā)申請表]

　　qr--wd01--02--06

　　辦公室

　　一年

　　[作廢、銷毀文件登記表]

　　qr--wd01--02--07

　　辦公室

　　一年

　　起草人:審核人:審批人:

　　日期:日期:日期:

公司文件資料管理制度4

　　第一條管理要點

　　1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。

　　2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

　　3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、資料等信息;措辭規(guī)范，表達無歧義。

　　4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　第二條制度規(guī)范

　　1、文件的'起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。

　　2、公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發(fā);各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發(fā)。

　　4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

　　5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

　　6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。

　　7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

　　第三條文件管理流程設計

　　1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

　　2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　3、借閱流程:提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

公司文件資料管理制度5

　　為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。

　　1、文件的發(fā)放：

　　(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義構成且在本部門管轄范圍內發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

　　(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，務必將文件打印并復印好，由部經理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

　　(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務必負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

　　(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關個人。

　　2、文件的更改：

　　(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制構成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可)，連同編制構成部門負責人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

　　(2)文件發(fā)放人根據更改字數(shù)多少和繁簡狀況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構成部門負責人的私章。

　　3、文件的換頁：

　　(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據性、原則性修改須部經理簽字認可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據原發(fā)放范圍予以換頁。

　　(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。

　　4、文件的回收、作廢：

　　(1)因公司制度匯總、部門調整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復、沖突而失效的.，由匯總部門或新文件編制構成部門負責人，安排原發(fā)放人予以回收。

　　(2)文件發(fā)放人在回收文件時，務必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。

　　(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

　　(4)所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

　　5、其它規(guī)定：

　　(1)任何部門以公司名義構成的文件討論稿或正式稿，務必發(fā)放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面狀況系統(tǒng)地進行修改，確保接口部門的相互配合。

　　(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務必在檔案室存檔備案。

　　(3)任何文件相關部門負責人接收后務必領學或傳達應執(zhí)行的員工，認為有必要復印下發(fā)到相關員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

　　(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

　　(5)發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束后須按時交文件編制構成部門。

　　(6)文件發(fā)放人務必將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

　　6、任何人未經總經理批準，不得將公司文件私自帶給給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

　　7、本規(guī)定各條款如有違犯，對職責人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

公司文件資料管理制度6

　　一、總則及范圍

　　為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。

　　本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。

　　二、管理業(yè)務與分工

　　1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業(yè)務的審批及有關事項的確定。

　　2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術文件的管理工作。

　　三、管理內容與要求

　　1.技術文件的種類

　�。�1）技術類文件

　　由技術部負責的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書。

　�。�2）管理類文件

　　由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。

　　2.文件登記

　　（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全部文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。

　　（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。

　　3.文件的歸檔及保管

　　技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。

　　4.文件的借用

　�。�1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。

　　5.文件的修改與審批

　�。�1）當某專業(yè)的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業(yè)的工程師（或專業(yè)的業(yè)務負責人）分析確定是否需要修改。

　�。�2）技術文件確定修改后，由技術部該專業(yè)工程師（或專業(yè)的'業(yè)務負責人）填寫《設計更改單》。

　　《設計更改單》應包括下列內容：

　�。╝）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

　�。╞）更改理由；

　�。╟）會審意見、會審簽名；

　　（d）設計、工藝負責人簽名；

　�。╡）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。

　�。�3）技術文件的xx與批準

　　一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。

　�。�4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。

　�。�5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。

公司文件資料管理制度7

　　1 目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2 適用范圍

　　適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

　　3 職責

　　3.1 公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。

　　3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3 各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權責

　　3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

　　3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度文件。

　　3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。