(優(yōu)秀)公司文件管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，很多情況下我們都會(huì)接觸到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編整理的公司文件管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
公司文件管理制度1
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內(nèi)容
3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；事故調(diào)查報(bào)告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄；安全生產(chǎn)會(huì)議記錄；安全活動(dòng)記錄；法定檢測(cè)記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息；承包商和供應(yīng)商信息；維護(hù)和校驗(yàn)記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評(píng)價(jià)報(bào)告等。
3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。
3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時(shí)間：
�。�1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。
�。�2）凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
�。�3）外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。
（4）工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。
�。�5）每年形成的財(cái)務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。
�。�6）電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
�。�7）榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
�。�8）聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。
�。�9）相關(guān)會(huì)議（技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議），在會(huì)議結(jié)束后歸檔。
�。�10）外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來(lái)后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。
�。�11）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
�。�12）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
（13）公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的.日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
�。�1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。
�。�2）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過(guò)兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。
�。�3）借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。
�。�4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。
�。�5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。
（2）非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部，行政部門窗及箱柜應(yīng)及時(shí)關(guān)鎖。
（3）全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。
�。�4）凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
�。�5）查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。
�。�6）檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。
�。�7）定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記。
2）定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
�。�2）行政部管理：
1）行政部未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。
2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過(guò)100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。
5）行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫(kù)藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
�。�1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保存期限表。
�。�2）保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(zhǎng)。
（3）從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。
�。�4）檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。
�。�5）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責(zé)
（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。
�。�2）負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
�。�3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。
�。�4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
（5）嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
�。�6）負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
公司文件管理制度2
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進(jìn)行文件收文處理。
2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書(shū)辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé)，傳達(dá)部門負(fù)責(zé)人辦理。
3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的.文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。
4、各部門收到的函件，應(yīng)交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機(jī)密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門對(duì)公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
4、向上級(jí)單位呈報(bào)的文件，由辦公室派專人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。
5、監(jiān)理項(xiàng)目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。
三、文件查詢
1、凡查詢、復(fù)印、借閱文件，均需申請(qǐng)、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營(yíng)機(jī)密及項(xiàng)目當(dāng)事人有關(guān)機(jī)密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司，只能在公司復(fù)印。
公司文件管理制度3
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時(shí)利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對(duì)各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等;
3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)、招投標(biāo)文件等;
6.公司的各類申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門的批復(fù);
7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料,公司歷年來(lái)的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;
11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書(shū)檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊(cè))。
1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的`原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2.在一個(gè)卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長(zhǎng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
（1）對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;
�。�2）對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(zhǎng)。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔案號(hào),然后逐卷登記,填寫(xiě)《案卷總目錄》。
第六條過(guò)程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫(kù)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫(xiě)《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請(qǐng),報(bào)銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí),可由本部門資料員填寫(xiě)《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請(qǐng),部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫(xiě)檔案借閱單,逐級(jí)審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫(xiě)檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時(shí)歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書(shū)需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說(shuō)明。
第九條檔案?jìng)浞菀?guī)定
公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無(wú)法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認(rèn)真驗(yàn)收,填寫(xiě)《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。
2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理核對(duì),做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。
公司文件管理制度4
（一）總則
第一條爲(wèi)減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來(lái)廠公啓文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條公文的編號(hào)保管
1、兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封後應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啓文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啓封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、爲(wèi)加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。
5、兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆(zhòng)團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
�。�1）公布全廠規(guī)章制度；
�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
�。�4）公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
�。�6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng)；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；
4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；
5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫(xiě)清楚；
8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
9、文稿審核會(huì)簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室列��；
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般爲(wèi)月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
�。�1）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；
�。�2）黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生産經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；
�。�3）廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄；
（4）廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開(kāi)的'代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
�。�5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；
（6）叁加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；
�。�7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；
（8）反映本廠生産、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
�。�9）工廠日志和大事記；
�。�10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群衆(zhòng)團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆(zhòng)團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條對(duì)於多馀、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度5
一、總則及范圍
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項(xiàng)的確定。
2.技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求
1.技術(shù)文件的種類
�。�1）技術(shù)類文件
由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。
�。�2）管理類文件
由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的合同；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單等。
2.文件登記
�。�1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺(tái)賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺(tái)賬應(yīng)包括：編號(hào)、名稱、數(shù)量、文件編制時(shí)間。
�。�2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類編號(hào)并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)行保管。
4.文件的借用
�。�1）文件的借閱應(yīng)開(kāi)具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
5.文件的修改與審批
（1）當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對(duì)不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）分析確定是否需要修改。
�。�2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）填寫(xiě)《設(shè)計(jì)更改單》。
《設(shè)計(jì)更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：
�。╝）技術(shù)文件名稱、編號(hào)、或圖紙名稱、圖號(hào)；
�。╞）更改理由；
�。╟）會(huì)審意見(jiàn)、會(huì)審簽名；
（d）設(shè)計(jì)、工藝負(fù)責(zé)人簽名；
�。╡）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。
（3）技術(shù)文件的'xx與批準(zhǔn)
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計(jì)更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行xx和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會(huì)議通過(guò)審定后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。
�。�4）技術(shù)員接到《設(shè)計(jì)更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存、儲(chǔ)備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應(yīng)作出標(biāo)記）。
公司文件管理制度6
1、目的：
為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司所有文件的管理。
3、定義：
公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。
4、文件處理程序：
公司各部門都應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。
4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門的文件編制、編號(hào)、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。
5、文件分類：公司的公文主要可分為以下類：
5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法。“條例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應(yīng)用于一項(xiàng)具體工作的明確；“管理辦法”一般是對(duì)條例、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)；
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動(dòng)、降職、獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)的`公布。
5.4工作報(bào)告適用于下級(jí)因?yàn)槟稠?xiàng)工作對(duì)上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)請(qǐng)示的行文。
5.5會(huì)議紀(jì)要適用于公司各級(jí)會(huì)議進(jìn)行的記錄的文件。
5.6對(duì)外發(fā)函適用于公司因某項(xiàng)事情對(duì)外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。
5.8通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息。
5.9請(qǐng)示：向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。
5.10批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。
6、文件格式：
6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁(yè)邊距設(shè)置為2.5CM，頁(yè)腳設(shè)置為1.5CM，采用數(shù)字形式；6.2文件首頁(yè)頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱。
6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報(bào)（送)單位(部門）等部分組成；
6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號(hào)，其他均使用宋體五號(hào)，1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行；標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號(hào)；發(fā)文編號(hào)與正文之間可空一行；正文中小標(biāo)題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號(hào)，編號(hào)數(shù)字不分按年度時(shí)間順序排序。
6.5.1公司級(jí)發(fā)文瑞普總字【xx】號(hào)，一般適用公司級(jí)重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發(fā)文瑞普人字【xx】號(hào)
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號(hào)
6.5.4財(cái)務(wù)部發(fā)文瑞普財(cái)字【xx】號(hào)
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號(hào)
6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【xx】號(hào)
6.5.7營(yíng)銷中心發(fā)文瑞普銷字【xx】號(hào)
6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項(xiàng)目，由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫(xiě)簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁(yè)面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報(bào)送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項(xiàng)目，1.5倍行距�！皥�(bào)送”為需要了解此文件的總監(jiān)級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)，“主送”對(duì)象為該文件直接關(guān)系到的部門或人員，“抄送”對(duì)象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門或人員。對(duì)于版面一頁(yè)稍多的文件，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距，使該文件保持在一頁(yè)內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，在文件的第二頁(yè)開(kāi)頭可寫(xiě)明此頁(yè)無(wú)正文的字樣。
6.7密級(jí)：公司文件密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級(jí)，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項(xiàng)，標(biāo)注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項(xiàng)落實(shí)，確保工作在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容；
6.9.2文件中包括項(xiàng)目符號(hào)、文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)，分層標(biāo)識(shí)。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡(jiǎn)稱，文件必須加蓋公司公章。
6.9.3文件最后一頁(yè)的頁(yè)腳橫線上方有主題詞；
6.9.4公司兩頁(yè)以上頁(yè)數(shù)文件都必須添加頁(yè)碼，位置為頁(yè)面底端，對(duì)齊方式為居中，首頁(yè)顯示頁(yè)碼，格式為默認(rèn)格式；
6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清楚；實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范；
6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》；
7.2外單位來(lái)文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫(xiě)《文件閱辦單》提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
7.3文書(shū)處理工作：
7.3.1文書(shū)處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；
7.3.2部門文件平時(shí)的管理，要求實(shí)行分類管理，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個(gè)字，添加公司徽標(biāo)和英文簡(jiǎn)稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見(jiàn)附表；
8、發(fā)文：
8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門主管領(lǐng)導(dǎo)（經(jīng)理、總監(jiān)）審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)、副總裁）核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文：
擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案
9、附則：
9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦；
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā)；
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關(guān)支持性文件。
9.4.1文件頁(yè)面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標(biāo)題格式
公司文件管理制度7
1.目的
及時(shí)糾正在服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識(shí)別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹⻊?wù)的產(chǎn)生,實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn),為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.適用范圍
適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動(dòng)的實(shí)施。
3.職責(zé)
3.1管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。
3.2質(zhì)主管負(fù)責(zé)在公司質(zhì)量體系(活動(dòng))出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問(wèn)題時(shí)發(fā)出相應(yīng)的通知,并跟進(jìn)驗(yàn)證實(shí)施效果。
3.3部門相關(guān)主管負(fù)責(zé)落實(shí)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。
3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門主辦以上管理人員負(fù)責(zé)組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實(shí)施糾正預(yù)防措施的責(zé)任。
4.方法和過(guò)程控制
4.1糾正措施
4.1.1對(duì)公司所有活動(dòng)中存在的不合格進(jìn)行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。
4.1.2對(duì)以下信息采用統(tǒng)計(jì)技術(shù)或試驗(yàn)的方法進(jìn)行識(shí)別,對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質(zhì)量事故
c.品質(zhì)主管對(duì)各部門日常工作的檢查和建議
d.對(duì)分承包服務(wù)的評(píng)估
e.顧客滿意度調(diào)查的輸出
f.內(nèi)、外審報(bào)告
g.管理評(píng)審的各項(xiàng)輸出
h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標(biāo)及質(zhì)量體系要求的情況
4.1.3對(duì)于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。
4.1.4對(duì)于情況d,品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,交責(zé)任部門通知分承包方,要求分承包方對(duì)原因進(jìn)行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對(duì)其措施審核后由責(zé)任部門跟進(jìn)落實(shí)情況,相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄,并簽名確認(rèn),該表品質(zhì)主管和責(zé)任部門各存一份。
4.1.5對(duì)于情況g,由管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。
4.1.6對(duì)于其他不合格,品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》,對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責(zé)任部門,責(zé)任部門對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行確認(rèn)后填寫(xiě)'原因分析'項(xiàng)目,制定糾正措施并實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)糾正措施進(jìn)行評(píng)估并跟蹤驗(yàn)證實(shí)施效果,表格品質(zhì)主管和責(zé)任部門各留存一份。
4.1.7對(duì)日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進(jìn)行處理。
4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證,提出修改意見(jiàn),呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄。
4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會(huì)同責(zé)任部門主管采取人事調(diào)整、處罰或加強(qiáng)員工培訓(xùn)等措施,總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。
4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的'不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。
4.1.11對(duì)出現(xiàn)的嚴(yán)重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見(jiàn)組織有關(guān)部門開(kāi)展專題討論,對(duì)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行綜合分析,指定措施并組織實(shí)施,并總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督。
4.2預(yù)防措施
4.2.1對(duì)公司所有活動(dòng)中潛在的不合格進(jìn)行識(shí)別,分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施,以防止不合格的發(fā)生。
4.2.2對(duì)以下信息進(jìn)行分析,識(shí)別潛在不合格
a.日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題
b.品質(zhì)主管對(duì)日常工作的檢查和有關(guān)建議
c.顧客滿意度調(diào)查結(jié)果
d.以往管理評(píng)審的情況
e.以往預(yù)防和糾正措施的實(shí)施情況
f.內(nèi)、外審結(jié)果
4.2.3各部門應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題識(shí)別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施。
4.2.4各部門未能識(shí)別的潛在不合格,根據(jù)潛在問(wèn)題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門講明原因,制定預(yù)防措施,同時(shí)指定責(zé)任部門。品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄,責(zé)任部門分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實(shí)施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)跟蹤并驗(yàn)證實(shí)施效果,同時(shí)對(duì)有效性進(jìn)行評(píng)審。在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上簽字確認(rèn),表格品質(zhì)主管與責(zé)任部門各留存一份。
4.2.5品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)各部門所采取的預(yù)防措施、實(shí)施過(guò)程和結(jié)果予以記錄,整理后提交管理評(píng)審。
4.3在改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施過(guò)程中,管理者代表負(fù)責(zé)配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責(zé)任部門,并監(jiān)督措施實(shí)施過(guò)程。
4.4由改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施引起的對(duì)體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。
5.質(zhì)量記錄和表格
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》
公司文件管理制度8
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的.書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等
3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等
7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等
9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
公司文件管理制度9
第一章總則
第一條為了保守國(guó)家秘密和xxxx投資集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱集團(tuán)公司)的企業(yè)秘密，維護(hù)國(guó)家利益和集團(tuán)公司利益，保障集團(tuán)公司投資、經(jīng)營(yíng)、管理工作的順利進(jìn)行，根據(jù)《中華人民共和國(guó)保密法》和有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條國(guó)家秘密是關(guān)系國(guó)家的安全和利益，遵照法定程序確定在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)；企業(yè)秘密是關(guān)系集團(tuán)公司、所屬企業(yè)及其子企業(yè)的安全和利益，依照一定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)和信息。
第三條集團(tuán)公司所屬企業(yè)都有維護(hù)國(guó)家秘密和集團(tuán)公司企業(yè)秘密的責(zé)任，集團(tuán)公司全體員工都有保守國(guó)家秘密和企業(yè)秘密的義務(wù)。
第四條集團(tuán)公司保密工作的主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保密法》及省委、省政府有關(guān)保密工作的規(guī)定和要求，不斷加強(qiáng)保密工作，確保國(guó)家秘密和企業(yè)秘密的安全，維護(hù)集團(tuán)公司的利益。
第五條集團(tuán)公司保密工作貫徹突出重點(diǎn)、積極防范、內(nèi)外有別，既確保國(guó)家秘密、企業(yè)秘密，又便于各項(xiàng)工作開(kāi)展的方針。
第六條集團(tuán)公司綜合事務(wù)部在集團(tuán)公司保密委員會(huì)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，具體負(fù)責(zé)集團(tuán)公司保守國(guó)家秘密和企業(yè)秘密的工作，并指導(dǎo)所屬企業(yè)的保密工作。
第二章秘密的范圍和密級(jí)
第七條根據(jù)集團(tuán)公司的企業(yè)性質(zhì)和日常工作的特點(diǎn)，集團(tuán)公司企業(yè)秘密包括下列事項(xiàng):
(一)集團(tuán)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展規(guī)劃，重大戰(zhàn)略部署和投資決策、經(jīng)營(yíng)中的秘密事項(xiàng)；
(二)集團(tuán)公司年度計(jì)劃、未下達(dá)的考核及評(píng)價(jià)指標(biāo)，未公開(kāi)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；
(三)集團(tuán)公司未公開(kāi)的重大經(jīng)營(yíng)決策以及為決策所提供的資料、數(shù)據(jù)及其他秘密事項(xiàng)；
(四)有關(guān)集團(tuán)公司及所屬企業(yè)重組、兼并、破產(chǎn)、關(guān)閉中涉及的秘密事項(xiàng)；
(五)集團(tuán)公司重要投資項(xiàng)目的可行性研究、財(cái)務(wù)分析及涉及投資項(xiàng)目的其他秘密事項(xiàng)；
(六)歷年投資、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的重點(diǎn)科技成果，發(fā)明創(chuàng)造的關(guān)鍵技術(shù)、工藝、參數(shù)，重大科研項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)規(guī)劃等秘密事項(xiàng)；
(七)集團(tuán)公司重要會(huì)議記錄、會(huì)議專題報(bào)告和重要會(huì)議召開(kāi)之前涉及的秘密事項(xiàng)；
(八)人事檔案、未公布的人事任免、工資分配、人員獎(jiǎng)罰方案等事項(xiàng)；
(九)查處重大違紀(jì)、審計(jì)等案件所涉及的秘密事項(xiàng)；
(十)日常工作中形成的，根據(jù)省委、省政府的有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)保守的.秘密事項(xiàng)。
第八條在日常工作中涉及的國(guó)家秘密事項(xiàng)，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)確定。
第九條國(guó)家秘密和企業(yè)秘密按其性質(zhì)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。
第十條屬于集團(tuán)公司企業(yè)秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定標(biāo)明密級(jí)。秘密文件、資料密級(jí)和保密期限的確定，由經(jīng)辦部門或承辦人提出，報(bào)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。在辦文結(jié)束后，交集團(tuán)公司綜合事務(wù)部保密室存檔。
第十一條已歸檔保存的文件、資料的密級(jí)，由保密員根據(jù)其內(nèi)容和保密期限，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，定期進(jìn)行調(diào)整:
(一)凡已批準(zhǔn)對(duì)外公開(kāi)或已超過(guò)保密期限，不再需要保密的文件、資料，予以解密；
(二)凡秘密程度已經(jīng)降低，但仍要在一定范圍或時(shí)間內(nèi)保密的文件、資料，予以降密；
(三)凡隨時(shí)間推移，內(nèi)容需加以保密或限制使用范圍、領(lǐng)域的文件、資料，予以重定密級(jí)。
第三章保密措施
第十二條屬于國(guó)家秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存和銷毀，應(yīng)嚴(yán)格按國(guó)家保密工作的規(guī)定和程序處理:
(一)未經(jīng)原確定密級(jí)的單位確認(rèn)或者上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘轉(zhuǎn)；
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，必須按照國(guó)家規(guī)定程序辦理手續(xù)后由保密員或集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指定的人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設(shè)備或場(chǎng)地中保存。
集團(tuán)公司及所屬企業(yè)在對(duì)外經(jīng)濟(jì)往來(lái)與合作中需提供的文件、資料，內(nèi)容如涉及國(guó)家秘密的，應(yīng)按有關(guān)法律和法規(guī)規(guī)定程序辦理。
第十三條屬于集團(tuán)公司企業(yè)秘密范圍的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存和銷毀，應(yīng)按國(guó)家保密工作有關(guān)規(guī)定和本辦法要求處理:
(一)未經(jīng)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘轉(zhuǎn)；
(二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由保密員或集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施；
(三)必須在保密措施完善的設(shè)備或場(chǎng)地中保存。
集團(tuán)公司及所屬企業(yè)在對(duì)外經(jīng)濟(jì)往來(lái)與合作中需提供的文件、資料，內(nèi)容如涉及集團(tuán)公司企業(yè)秘密的，應(yīng)按本辦法規(guī)定程序報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或所屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十四條舉行涉及國(guó)家秘密或集團(tuán)公司企業(yè)秘密的會(huì)議和進(jìn)行其它具有保密要求的活動(dòng)，應(yīng)采取保密措施，并對(duì)參加人員進(jìn)行保密教育，提出具體要求，其正式會(huì)議記錄由集團(tuán)公司保密室保存。
第十五條集團(tuán)公司根據(jù)需要設(shè)專職保密員(機(jī)要秘書(shū))，負(fù)責(zé)保密的具體工作。所屬企業(yè)也必須按規(guī)定配置專職或兼職保密員。
第十六條專、兼職保密人員必須具備較強(qiáng)的政治責(zé)任感、思想水平和專業(yè)素質(zhì)，熱愛(ài)本職工作，有事業(yè)心和進(jìn)取心。
第四章保密委員會(huì)工作職責(zé)
第十七條集團(tuán)公司設(shè)保密委員會(huì)，在省保密局和集團(tuán)公司黨委的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，指導(dǎo)、部署和檢查集團(tuán)公司及所屬企業(yè)的保密工作，其工作職責(zé)主要有：
(一)貫徹、執(zhí)行黨和國(guó)家以及省委、省政府的有關(guān)保密工作的方針、政策和規(guī)章制度；
(二)依照《中華人民共和國(guó)保密法》，擬定集團(tuán)公司保密工作的規(guī)章制度和細(xì)則，并貫徹落實(shí)；
(三)指導(dǎo)、監(jiān)督集團(tuán)公司及所屬企業(yè)的保密工作，確保保密工作有人管、管到位，責(zé)任落實(shí)；
(四)結(jié)合典型事例，定期開(kāi)展保密宣傳教育工作，增強(qiáng)全體員工的保密觀念；
(五)定期召開(kāi)集團(tuán)公司保密工作會(huì)議，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，制定工作計(jì)劃；
(六)嚴(yán)肅處理失、泄密事件，并根據(jù)情節(jié)輕重，提出處理意見(jiàn)；
(七)定期組織保密人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高保密工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)；
(八)規(guī)劃、指導(dǎo)、實(shí)施集團(tuán)公司現(xiàn)代辦公設(shè)備的保密技術(shù)和保密措施，監(jiān)督、檢查和落實(shí)集團(tuán)公司本部及所屬企業(yè)計(jì)算機(jī)、辦公網(wǎng)絡(luò)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的保密措施；
(九)加強(qiáng)對(duì)可能接觸或掌握重大秘密的工作人員的防泄密、保密教育，完善電話通訊和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理的保密制度，努力提高保密技術(shù)防范能力；
(十)積極開(kāi)展調(diào)查、研究解決保密工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題；
(十一)積極完成上級(jí)交辦的其它保密事項(xiàng)。
第五章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第十八條具有以下情形之一的，應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì):
(一)長(zhǎng)期從事保密工作，維護(hù)國(guó)家和集團(tuán)公司的利益，作出較大貢獻(xiàn)的；
(二)在改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績(jī)顯著的；
(三)在緊急情況下，保護(hù)、搶救國(guó)家秘密或集團(tuán)公司的秘密文件、資料的；
(四)同搶劫、盜竊、毀壞、出賣國(guó)家秘密或企業(yè)秘密文件、資料及其物品的行為進(jìn)行斗爭(zhēng)，以及對(duì)檢舉、揭發(fā)，破案有功的。
第十九條具有以下情形之一，根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分或依法追究刑事責(zé)任:
(一)違反保密紀(jì)律、玩忽職守、泄露或遺失國(guó)家秘密或企業(yè)秘密文件、資料的；
(二)對(duì)竊密或重大泄密行為不制止、不斗爭(zhēng)、不報(bào)告的；
(三)對(duì)揭發(fā)檢舉竊密、失密、泄密的人進(jìn)行報(bào)復(fù)的；
(四)利用國(guó)家秘密或企業(yè)秘密進(jìn)行非法活動(dòng)的。
第六章附則
第二十條集團(tuán)公司所屬企業(yè)應(yīng)根據(jù)法律有關(guān)規(guī)定和本管理辦法的要求，制定本企業(yè)的保密工作管理辦法，報(bào)經(jīng)集團(tuán)公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第二十一條本辦法經(jīng)集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議通過(guò)后執(zhí)行，由集團(tuán)公司保密委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋。
公司文件管理制度10
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。
2、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等
3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件
4、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料
6、公司制定的'章程、制度等文件材料
7、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫(kù)藏文檔要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
四、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。
3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
公司文件管理制度11
一、總則
1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達(dá)、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，公司上報(bào)下發(fā)的.各種文件，同級(jí)相關(guān)方函、電、來(lái)文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來(lái)函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。
一、文件的分類
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內(nèi)行文：公司內(nèi)部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時(shí)文件（指時(shí)效性較強(qiáng)的文件）。本制度的內(nèi)行文所指的是正式文件。
三、內(nèi)行文的管理
1、內(nèi)行文的范圍：
凡是以公司名義對(duì)內(nèi)發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬內(nèi)行文范圍。
2、內(nèi)行文的編號(hào)
公司文件管理制度12
(一)總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
(二)文件管理
內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書(shū)要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
2、公文的編號(hào)保管辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書(shū)分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書(shū),切忌橫傳。辦公室辦公室文書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的'決定;發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
�、偕霞�(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
�、劢�(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會(huì)記錄;
�、芄疽患�(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
�、萦斜４鎯r(jià)值的人民來(lái)信,來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
�、迏⒓由霞�(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
�、呱霞�(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷毀對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
公司文件管理制度13
1 目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的體例格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2 適用范圍
適用于公司及各部門文件和外來(lái)文件的管理。
3 職責(zé)
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
3.2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
3.4.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件。
3.4.6 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測(cè)試）等文件。
3.4.7 工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）。
3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號(hào)。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊(cè)》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4.定義
4.1 文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的`文書(shū)，是公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。
4.2 受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4 外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）
5.工作程序
5.1 文件的分類
5.1.1 文件屬性分類
�。�1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過(guò)程中形成的文件。
�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請(qǐng)、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)流程等。
（4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。
（5） 外來(lái)文件：國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。
5.1.2 文件階層分類
�。�1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊(cè)。
（2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。
�。�3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、外來(lái)文件等。
�。�4) 四階文件：各記錄表單、報(bào)表等。
公司文件管理制度14
第一條 為健全并妥善保管設(shè)備技術(shù)檔案,明確設(shè)備技術(shù)檔案管理職責(zé)，規(guī)范設(shè)備技術(shù)檔案管理工作，提高公司設(shè)備技術(shù)檔案管理水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和公司設(shè)備管理制度，制定本制度。
第二條 本制度適用于公司設(shè)備的檔案管理。內(nèi)容包括檔案管理的主要內(nèi)容，檔案管理的要求等。
第三條 各車間設(shè)備管理部門應(yīng)妥善保管設(shè)備技術(shù)資料，建立設(shè)備臺(tái)帳及主要設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備檔案，各車間應(yīng)建立所管轄范圍內(nèi)的`全部設(shè)備檔案。
第四條 各單位應(yīng)按照公司《設(shè)備管理體系相關(guān)記錄》的要求逐一建立健全設(shè)備管理基礎(chǔ)資料，并結(jié)合本單位實(shí)際進(jìn)行補(bǔ)充和完善。
第五條 各單位應(yīng)逐臺(tái)建立健全設(shè)備檔案，主要內(nèi)容應(yīng)包括：
（一）設(shè)備一般特點(diǎn)及技術(shù)特性(如設(shè)備編號(hào)、位號(hào)、名稱、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、原值、制造廠家、安裝地點(diǎn)、投產(chǎn)日期、操作運(yùn)行條件等)；
�。ǘ┰O(shè)備檢驗(yàn)總結(jié)報(bào)告；
�。ㄈ└綄僭O(shè)備明細(xì)表；
�。ㄋ模┲卮笕毕萦涗洠�
�。ㄎ澹┌惭b試車記錄；
�。┰O(shè)備檢修記錄；
�。ㄆ撸┲饕浼鼡Q記錄；
�。ò耍┰O(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間累計(jì)；
（九）設(shè)備技術(shù)改造和更新記錄；
（十）設(shè)備故障及事故記錄；
（十一）潤(rùn)滑說(shuō)明表；
�。ㄊ┰O(shè)備腐蝕情況及防腐措施記錄；
�。ㄊ┰O(shè)備狀態(tài)監(jiān)測(cè)及故障診斷記錄；
�。ㄊ模┢渌枰w檔的設(shè)備技術(shù)資料。
第六條 設(shè)備技術(shù)檔案管理要求
（一）設(shè)備檢修后,必須有完整的交工資料,由使用單位交設(shè)備管理部門,一并存入設(shè)備技術(shù)檔案；
（二）各單位對(duì)主要設(shè)備零部件（潤(rùn)滑油脂）進(jìn)行改替代和技術(shù)改造等,應(yīng)按照有關(guān)程序進(jìn)行審批，并及時(shí)修訂設(shè)備技術(shù)檔案；
�。ㄈ┰O(shè)備遷移，其檔案隨設(shè)備調(diào)出,主要設(shè)備報(bào)廢后,檔案由設(shè)備管理部門封存；
（四）技術(shù)檔案應(yīng)責(zé)成專人統(tǒng)一管理，建立清冊(cè)。技術(shù)檔案必須齊全、整潔、規(guī)格化,及時(shí)整理填寫(xiě)。人員變更時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)真組織按項(xiàng)交接。
公司文件管理制度15
第一節(jié)文件收發(fā)
一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。
二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對(duì),校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。
五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。
六、外來(lái)的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見(jiàn)后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
七、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,辦公應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。
八、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
九、財(cái)務(wù)文書(shū)由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書(shū)打印
一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門負(fù)責(zé)人不在時(shí),可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù),保證文字和格式不出錯(cuò)誤。對(duì)收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來(lái)拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔(dān)費(fèi)用;屬行政、管理部門的.,統(tǒng)一歸列辦公開(kāi)支。
七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。
第三節(jié)文件書(shū)寫(xiě)
一、行文類別
(一)請(qǐng)示:請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn),用'請(qǐng)示'。
(二)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用'報(bào)告'。
公司管理制度體系文件文件編號(hào):qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號(hào):第1版修改次數(shù):0
章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁(yè)共2頁(yè)
(三)指示:對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng),用'布告';向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng),用'批復(fù)'。
(六)通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí) 辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報(bào):表?yè)P(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用'通報(bào)'。
(八)決定、決議:對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排,用'決定';經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò),要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,用'函'。
(十)會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會(huì)議紀(jì)要'。
(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項(xiàng)的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書(shū):依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>
2、宣傳海報(bào)、溫馨提示、簡(jiǎn)報(bào):主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。
4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。
二、書(shū)寫(xiě)格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說(shuō)明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規(guī)格:標(biāo)題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號(hào),副標(biāo)題加粗,一般每面排38每行32個(gè)字。
(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁(yè)。
(六)主要標(biāo)題順序號(hào):依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數(shù)序號(hào):在版面葉頁(yè)腳頁(yè)碼,多份多頁(yè)應(yīng)注明份數(shù)和總頁(yè)數(shù)和順序編號(hào)。
(八)附件 :有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚
(九)落款成文時(shí)間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標(biāo)全;'零'寫(xiě)為'o',相互對(duì)稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間,如果落款頁(yè)沒(méi)有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書(shū)寫(xiě)。
(十一)財(cái)務(wù)文書(shū)書(shū)寫(xiě)按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內(nèi)容要求:
(一)符合國(guó)家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項(xiàng)管理制度。
(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn),宣傳語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)生動(dòng)活潑。
(三)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求,使用通俗語(yǔ)言,簡(jiǎn)明平實(shí),準(zhǔn)確反映信息。
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